Una traduzione legalizzata è un documento facente fede pubblica, tradotto in altra lingua, la validità della cui firma viene attestata da un’autorità. Le traduzioni legalizzate non devono essere confuse con le traduzioni asseverate o giurate. Le richieste più frequenti di legalizzazione riguardano documenti anagrafici o titoli di studio. Le autorità preposte e le procedure, in Italia e nel Canton Ticino.

La legalizzazione non deve essere confusa con altre forme di attestazione di fede pubblica delle traduzioni, come l’asseverazione, anche se questi termini vengono usati talvolta come sinonimi. Da notare, in particolare, che in Canton Ticino il termine legalizzazione indica spesso anche le traduzioni autenticate, che in Italia si direbbero asseverate o giurate (più dettagli su questi tipi di traduzioni si trovano in >questo articolo).

In sintesi, mentre l’asseverazione è un giuramento prestato dal traduttore sulla veridicità e fedeltà del contenuto della traduzione, la legalizzazione non concerne il contenuto del testo, ma la firma del funzionario che emette un documento avente valore dichiarativo di fede pubblica.

Se un tale documento (un diploma, un certificato di nascita, un atto di compravendita immobiliare…) dev’essere utilizzato in un Paese diverso da quello in cui è stato emesso, dev’essere legalizzato («reso legale»): l’autorità del Paese che riceve il documento estero deve poter accertare che il documento stesso sia stato firmato da un funzionario preposto a sottoscriverlo e che, in conseguenza, l’atto sia stato emesso da un’autorità competente.

All’interno di uno stesso Stato, chi riceve un atto pubblico può verificare con facilità se il notaio che lo ha firmato è davvero tale, se un certificato emesso da un ufficio comunale o da un altro ente è firmato da un soggetto esistente e autorizzato. Quando, invece, un atto pubblico deve essere utilizzato fuori dai confini nazionali, i funzionari dello Stato estero non hanno la possibilità di controllare l’autenticità della firma.

L’istituto della legalizzazione ovvia a questa mancanza: un’autorità apposita, designata all’interno di ogni Stato e indicata nelle convenzioni internazionali, conferma che la firma del documento è autentica e che il funzionario che l’ha apposta ha i poteri per farlo.

Traduzione legalizzata: quando serve

Casi frequenti di legalizzazione concernono i titoli di studio, oppure i certificati di nascita o di residenza, ad esempio per la celebrazione di matrimoni fra persone di nazionalità diverse. Se un cittadino svizzero intende contrarre matrimonio in Italia con una cittadina italiana, dovrà presentare all’autorità della Penisola dei documenti personali.

Gli uffici italiani preposti non possono accertare che tali documenti siano stati prodotti dall’autorità svizzera competente e siano firmati da un funzionario dotato dei necessari poteri di firma. Questi presupposti devono essere attestati sul posto, con la procedura di legalizzazione.

Nel mondo economico accade spesso di legalizzare i certificati di iscrizione al Registro imprese (in Italia) o Registro di commercio (in Svizzera), quando un’impresa deve costituire una filiale all’estero o acquisire quote di capitale di una società sita in un altro Stato; lo stesso deve dirsi per le procedure giudiziarie che richiedono lo scambio di atti fra amministrazioni di Paesi diversi.

L’Apostille dell’Aja e la procedura semplificata Ue

La legalizzazione, nella sua forma completa, è una procedura lunga e complessa. Richiede numerosi passaggi e coinvolge le autorità consolari, che, trovandosi nel Paese estero interessato, sono in grado di svolgere le necessarie verifiche.

La Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 ha semplificato gli obblighi di legalizzazione, sostituendoli con l’apposizione della cosiddetta apostille dell’Aja. Tra Paesi aderenti alla Convenzione – che sono, a oggi, più di cento (l’elenco aggiornato si trova >qui) – non è più necessario il lungo iter consolare; è sufficiente rivolgersi all’autorità designata allo scopo da ogni Stato e richiedere lo stampiglio dell’apostille, o, come si dice con brutto neologismo, l’apostillazione del documento. In Svizzera, gli uffici incaricati sono le cancellerie cantonali; in Italia, le prefetture e procure della Repubblica.

Ulteriori semplificazioni sono previste fra Stati dell’Unione europea, con l’esenzione dall’apostille per vari documenti anagrafici e l’uso di formulari multilingue (maggiori dettagli sul >sito ufficiale Ue dedicato). La procedura completa di legalizzazione resta però necessaria per i Paesi non aderenti a specifici accordi.

Il traduttore traduce il testo dei documenti e non è coinvolto nella pratica di legalizzazione. Vi sono però traduttori che si prestano a svolgere la legalizzazione presso l’autorità competente, come servizio aggiuntivo offerto ai loro clienti.

(Articolo pubblicato in originale il 15.9.2011, ripubblicato con aggiornamenti il 14.5.2019)