In alcuni casi, le condizioni contrattuali di collaborazione impongono al traduttore di cancellare le traduzioni dal computer, dopo averle consegnate. Perché il traduttore deve sempre tenere un archivio dei suoi lavori. Le conseguenze negative e i rischi, in caso di cancellazione. Cosa succede, se il traduttore sottoscrive l’obbligo di cancellare ma non lo rispetta.
La richiesta è piuttosto frequente, soprattutto nei contratti con le agenzie. L’imposizione di cancellare le traduzioni è motivata, di solito, da esigenze di tutela della riservatezza: l’agenzia teme che i dati del cliente finale possano essere divulgati, anche involontariamente, o utilizzati in modo fraudolento da terzi, se restano sul computer del traduttore. A imporre questa clausola, però, possono essere anche clienti diretti. Quale che sia la natura del rapporto commerciale fra il traduttore e il committente, è importante conoscere le implicazioni di questa richiesta.
Per il traduttore, non tenere un archivio dei propri lavori può avere conseguenze molto spiacevoli. Se, ad esempio, una traduzione contiene un errore e causa un danno, il traduttore può essere chiamato a risponderne nel quadro della sua responsabilità civile professionale, in casi estremi anche anni dopo la consegna del lavoro. L’errore, in realtà, potrebbe essere dovuto ad altri soggetti che hanno manipolato il testo dopo la consegna: se il traduttore non tiene un archivio dei lavori consegnati, rischia di non essere in grado di dimostrare la propria estraneità al fatto.
Se il traduttore dispone di un’assicurazione di responsabilità civile professionale, fra le documentazioni che dovrà fornire alla compagnia assicurativa in caso di sinistro vi sarà proprio la copia della traduzione che ha causato la contestazione. Non essere in grado di reperirla può compromettere definitivamente le possibilità di ottenere il risarcimento da parte dell’assicurazione. Agli aspetti di responsabilità civile si aggiungono gli obblighi civilistici e fiscali che in tutti i Paesi, in termini diversi, impongono ai liberi professionisti di custodire per un certo numero di anni (normalmente fino a 10) la documentazione dell’attività svolta.
Per questi motivi, una clausola che imponga di cancellare le traduzioni consegnate, e di non tenere un archivio, non dovrebbe essere accettata. Se il traduttore acconsente a questa previsione ma poi non la rispetta, e trattiene copia delle traduzioni, il contratto può prevedere sanzioni specifiche, solitamente sotto forma di pena pecuniaria, ossia di una somma di denaro che il traduttore deve versare per aver violato la clausola in oggetto. Va notato che la penale è dovuta, di principio, anche se il mancato adempimento non ha causato alcun danno. Se il traduttore non cancella la traduzione, ma ciò non causa pregiudizio a nessuno, l’agenzia può comunque richiedere il pagamento della penale, poiché il traduttore ha violato un obbligo contrattuale. Starà al traduttore, semmai, tentare di contestare l’addebito.
per la traduzione giuridica
Il contratto può prevedere che il pagamento della penale non escluda la richiesta di risarcimento di un eventuale maggior danno, se di importo superiore alla penale stessa. Se non è definita una penale, le conseguenze per il traduttore andranno invece commisurate al danno (dimostrabile e quantificabile) causato dalla mancata cancellazione, diffusione illecita o uso fraudolento della traduzione consegnata. Oltre alla relazione contrattuale fra traduttore e agenzia, la materia tocca anche aspetti generali di tutela della riservatezza e protezione dei dati.
Poiché l’agenzia non ha di fatto la possibilità di verificare se il traduttore rispetta la clausola e cancella effettivamente i lavori dal proprio PC, ci si può chiedere per quale motivo la clausola di cancellazione venga inclusa nelle condizioni contrattuali. In realtà, questa previsione è uno strumento che l’agenzia adotta per declinare le proprie responsabilità qualora il testo del cliente finale venga divulgato o utilizzato illecitamente, a causa di una condotta da addebitare al traduttore.
Si pensi al caso in cui terze persone, che convivano con il traduttore o si trovino nei locali in cui lavora, possano venire a conoscenza di dati riservati del cliente finale; oppure, alla possibilità che il traduttore venda informazioni strategiche del suo cliente a imprese concorrenti di quest’ultimo. In questi casi – purtroppo tutt’altro che ipotetici – la clausola di cancellazione serve all’agenzia per dimostrare che il danno emerso al cliente finale è dovuto esclusivamente a un inadempimento contrattuale del traduttore, mentre l’agenzia aveva posto in essere tutti i provvedimenti giuridici necessari per prevenirlo, imponendo al traduttore la cancellazione dei dati. Se il traduttore non ha rispettato quest’obbligo, ogni conseguenza ricade sotto la sua sola responsabilità.
Si potrebbe anche aprire un’interessante discussione sulla legittimità di una clausola contrattuale che obblighi il traduttore a cancellare i lavori fatti, se nel suo Paese vi sono norme cogenti – fiscali o civilistiche – che lo obbligano a custodirne copia. Questo, solitamente, è un argomento molto forte per opporre all’agenzia il proprio rifiuto di accettare la clausola di cancellazione.
L’archivio del traduttore dovrebbe contenere tutti i lavori svolti negli ultimi dieci anni, ordinati in modo da essere facilmente reperibili e leggibili anche dopo molto tempo. Oltre al testo d’origine e a quello di destinazione, è bene conservare l’ordine del cliente o dell’agenzia e il messaggio con il quale il lavoro è stato consegnato, con ogni altra corrispondenza intercorsa con il cliente in merito alla traduzione: richieste di chiarimenti sul contenuto, terminologia specifica, etc. Il traduttore, da parte sua, oltre a rispettare le elementari norme di deontologia professionale, deve garantire che il proprio archivio corrisponda a standard di riservatezza e inviolabilità che scongiurino perdite o furti d’informazioni.
Oltre all’utilizzo di sistemi antivirus riconosciuti, un buon accorgimento è gestire un archivio elettronico in CD ROM sui quali trasferire periodicamente i lavori consegnati (meglio in più copie). I CD ROM d’archivio potranno poi essere custoditi in luogo sicuro, ad esempio in una cassetta di sicurezza presso la propria banca, al riparo da furti o danneggiamenti.
(Articolo pubblicato in originale il 4.12.2018, ripubblicato con aggiornamenti il 30.3.2021)
Claudio Porcellana ha detto:
Proprio ricordando questo post ho rifiutato di firmare un contratto che chiedeva la cancellazione dopo un massimo di un mese. Peccato che questo sito non sia anche in inglese, altrimenti girerei loro il Suo link. Cordiali saluti.
Luca Lovisolo ha detto:
Sono lieto che l’articolo Le sia stato utile. Cordiali saluti.
elisabetta bertinotti ha detto:
Finora non mi è mai sato chiesto di cancellare una traduzione una volta consegnata. Tutt’altro – i clienti da oltre 10 anni di attività vogliono che conservi almeno 3 anni l’archivio delle traduzioni ordinate perché capita che non le ritrovino più. Siamo come il loro database documentale.
Luca Lovisolo ha detto:
Effettivamente succede anche questo, tanto meglio! C’è la possibilità di offrire al cliente un servizio in più. L’articolo si riferisce a una clausola che impone la cancellazione delle traduzioni dopo la consegna, che non è infrequente trovare nelle proposte di contratto di collaborazione con le agenzie. Cordiali saluti. LL
Isabel ha detto:
Sfortunatamente è proprio così. L’università (almeno la mia) ci ha preparati a livello linguistico, ci ha fatto conoscere programmi e memorie di traduzione e fatto fare corsi di diritto, oppure economia o meccanica, per approfondire le conoscenze di vocabolario specializzato. Ma è una grande mancanza, che non ci abbia affatto preparati alla vita professionale come freelancer.
Luca Lovisolo ha detto:
Non si può che essere d’accordo. Va riconosciuto, d’altra parte, che, a causa dell’inadeguatezza di chi dovrebbe farlo e di incomprensibili pregiudizi intellettuali, in molte scuole e università per traduttori non si insegnano quei principi di economia e diritto necessari a gestire una libera professione, che è la forma più tipica di lavoro per i traduttori. Il risultato è che ci sono traduttori linguisticamente molto validi che faticano a lavorare, perché non sanno usare i più elementari strumenti di marketing, oppure cancellano i lavori appena consegnati perché non percepiscono che così facendo distruggono l’unico mezzo di prova che hanno per difendersi da possibili contestazioni, danneggiando se stessi.
Giusi ha detto:
Mi intrometto nella discussione solo per dire che a mio parere, da traduttrice con esperienza ventennale, il comportamento di questi traduttori è molto poco professionale. Io conservo le mie traduzioni per anni ed è mia cura fornirle al cliente in caso le richieda dopo qualche tempo, anche se ciò succede di rado.
Greta Bertani ha detto:
Buongiorno,
sono titolare di un agenzia di traduzioni e mi ritrovo spesso ad avere il problema inverso: alcuni traduttori cancellano i lavori svolti per me poco dopo la consegna. Per fortuna io archivio tutto, e non ho ancora cancellato alcun vecchio lavoro. Questa abitudine, però, può rivelarsi una seccatura, qualora sia necessario fare riferimento a vecchi lavori: io devo cercarli nel mio archivio e rinviarli al traduttore, quando, credo che questo sia compito suo: in particolare se si tratta di apportare modifiche ad un lavoro da poco concluso.
Posso quindi esigere dal traduttore che archivi i miei file per un periodo di almeno 5 anni? E nel caso questi si rifiuti di farlo?
Grazie in anticipo
Greta Bertani
Luca Lovisolo ha detto:
Gentile signora,
credo che il modo migliore sia una clausola… persuasiva, piuttosto che imperativa, puntando sul fatto che conservare copia del lavoro è obbligo e interesse innanzitutto del traduttore. Potrebbe suonare così: «Si ricorda che, per propria tutela legale, è interesse del traduttore conservare copia dei lavori svolti per almeno 5 anni dalla data della consegna, in forma leggibile, su supporti e in luoghi protetti da intrusioni, virus informatici e danneggiamenti di ogni genere. L’agenzia si riserva di escludere dalla collaborazione i traduttori che non archiviano i lavori svolti nel quadro del presente contratto o non li archiviano secondo adeguati standard di protezione dei dati.»
Evidentemente la clausola può riguardare solo i lavori fatti per la Sua agenzia, ma credo che sia ciò che Le interessa. Nell’ambito della Sua libertà contrattuale, Lei può tranquillamente decidere di escludere dalla collaborazione coloro che non rispettano standard minimi di professionalità, e la tenuta di un archivio è senz’altro uno di questi.
Come detto nell’articolo, talune agenzie chiedono che il traduttore cancelli i dati: dimenticano che, in realtà, il fatto che il traduttore tenga un archivio ben ordinato è anche nell’interesse dell’agenzia, non solo per le ragioni pratiche citate da Lei. In caso di contestazioni, non si sa mai cosa può succedere. Sapere di poter contare, oltre che sulla copia d’archivio dell’agenzia, anche su quella del traduttore, può rivelarsi una risorsa preziosa. Cordiali saluti e grazie per l’attenzione. L.
Greta Bertani ha detto:
Buongiorno,
la ringrazio per la risposta davvero esauriente.
Il mio rapporto con i traduttori è ed è sempre stato molto cordiale ed informale, non abbiamo mai lavorato tramite contratti, al massimo qualche lettera d’incarico. Immagino che il modo più semplice sia consigliare il traduttore di tenere un archivio per le ragioni succitate.
La ringrazio di nuovo
Greta Bertani
Luca Lovisolo ha detto:
Certamente può farlo anche verbalmente. L’abitudine di regolare per iscritto i rapporti con i traduttori si sta diffondendo anche in Italia. Non c’è nessun obbligo, ma mi permetto di consigliare di pensare a introdurre gradualmente la regolazione scritta dei rapporti, che non toglie nulla alla cordialità delle relazioni personali ma permette di operare in un quadro più definito, soprattutto in caso di contestazioni o altri problemi. In Italia vi sono associazioni di categoria che offrono modelli contrattuali ad hoc, adattabili poi alle singole esigenze. Saluti. L